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【財稅藍色調】企業印章的功用和規范化管理(完整)

企業印章的功用和規范化管理

原創: 財稅藍色調  財稅藍色調

2018熱播劇《延禧攻略》第十七集,長春宮的愉貴人誕下被視為有損大清國運的“金瞳”五阿哥,作為死對頭的貴妃娘娘帶著一般人馬擬處決五阿哥及阻攔的愉貴人,以掃清“政治敵人”。在丫鬟們被各種威脅之后,宮女魏瓔珞“請出”了皇后的鳳印,并厲聲喊道“皇后金印在此,誰敢后退半步?見此印者,如面見皇后娘娘。五阿哥到底是不是有問題?愉貴人又該如何處置?得等皇后娘娘的懿旨,任何人不得擅專!”貴妃娘娘那一個氣急敗壞,但又無奈。作為“救火神器”的金印是什么呢?現代治理中通俗的名稱是什么?有哪些分類?又該如何規范化管理呢?

本文僅代表作者個人觀點,如果錯誤或不當之處,還請各位老師不吝指正!

一、概述

1、印章發展歷程

印章自出現以來,一直作為權力的象征,我國印章最早可追溯至西周,至春秋戰國已普遍使用。我們最早看到的印章大多是戰國的古璽。秦代之后印章的名稱歷經演變,逐漸打破官、私界限,至北宋時鐫刻印章逐漸成為一門學問和藝術。到了清代和近現代后私章篆刻尤為盛行,并衍生出文學、書法和繪畫相結合的數個種類。

從實用性和藝術性來分類,印章可以分為藝術印章和公務印章。本文討論的重點為企業的的公務印章(公章),其象征著權力,并具有證明力。

2、印章的定義及分類

根據《中華人民共和國印章管理辦法》、公安部《印章治安管理辦法》和

雪藏的征求意見稿《印章業治安管理條例》的相關規定,本文擬討論的印章分為公章和具有法律效力的個人名章。其中公章是指企業的法定名稱章和冠以法定名稱的合同、財務、稅務、發票等業務專用章;具有法律效力的個人名章是企業的法定代表人及其財務部門負責人的名章。

二、各類印章使用范圍及其他規定

名稱

使用范圍

規格要求及刻章依據

其他

企業法定名稱章(實務中稱為公章)

對外具有法人效用的正式印章。一般用于以企業名義發出的信函、公文、合同、介紹信、證明等。

1、規格要求:《國務院關于國家行政機關和企業事業單位社會團體印章管理的規定》(國發〔1999〕25號)要求:1)印章為圓形;2)直徑不得大于4.5厘米,中央刊五角星,五角星外刊單位名稱,自左而右環行;3)所刊名稱應為法定名稱。如名稱字數過多不易刻制,可用規范化簡稱;4)所刊漢字為簡化字,宋體;5)應到當地公安機關指定的擁有《特種行業許可證》的刻章單位刻制。6)文字要求《中華人民共和國印章管理辦法》第十二條規定:實行民族區域自治的地方,刻制的印章可以并刊漢字和相應的民族文字。印章不得單刊外文,因工作需要可中、外文并刊。2、刻章依據:《中華人民共和國企業法人登記管理條例》規定,企業法人憑據《企業法人營業執照》可以刻制公章。

1、數量:《中華人民共和國印章管理辦法》第十三條:需要刻制印章的單位,只能申請刻制一枚單位法定名稱章;2、《印章治安管理信息系統行業標準》規定,印章使用單位編碼規則:1) 第1-6位表示印章使用單位所在省(自治區、直轄市)、市(地區、盟)、區(縣、旗);2) 第7至12位用6位數字表示,編碼由各地治安歸口管理單位自定。

合同章

對外簽訂合同、協議時使用(公章可以替代合同章)

1、冠名:冠以法定名稱;2、刻章依據:《國務院關于國家行政機關和企業事業單位社會團體印章管理的規定》(國發〔1999〕25號)第二十二條指出,其他專用印章(包括經濟合同章、財務專用章等),在名稱、式樣上應與單位正式印章有所區別,經本單位領導批準后可以刻制。

1、數量:《浙江省印章刻制治安管理辦法》第九條:單位或者機構的規范名稱章只準刻制一枚;合同、財務、審驗等專用章可以刻制多枚,但每一枚必須用阿拉伯數字區別;

2、合同章和公章在簽訂合同時的效力一致。《最高人民法院關于在審理經濟糾紛案件中涉及經濟犯罪嫌疑若干問題的規定》(法釋〔1998〕7號):個人借用單位的業務介紹信、合同專用章或者蓋有公章的空白合同書,以出借單位名義簽訂經濟合同……

財務章

辦理單位會計核算、現金和銀行結算業務等。

財務章在2011年2月1日前可以用于發票,功能等同于發票專用章。新的《中華人民共和國發票管理辦法》取消了發票上加蓋財務專用章的規定,明確發票只能加蓋發票專用章。

發票章

發票領購或開具發票時。

分公司印章

等同于總公司的公司,限于分公司業務。

分公司可以領取營業執照,可以成為民事主體,獨立簽訂合同,可以成為民事訴訟的被告,但不具有獨立法人地位,民事責任由總公司承擔。

部門章

企業內部使用


法定代表人章

稅務申報、授權文件、銀行印鑒卡等。

無特殊規定

《中華人民共和國合同法》第32條明確規定:當事人采用合同書形式訂立合同的,自雙方當事人簽字或者蓋章時成立。

財務負責人章

授權類文件、銀行資料等。

無特殊規定

職務性質

三、印章的全生命周期的規范化管理

印章,作為一種身份的確認,就像個人身份通過簽字一樣(個人印章除代表法人等單位外,現在僅僅以個人名義的已經較少采用私章,也稱簽名章),一旦加蓋,一般被視同是對加蓋件的認可。因此,一般對印章的保管很嚴。在實務中,因為印章保管不善而發生各類問題,如單位公章被盜用后用于了簽訂借款協議、擔保合同等等,會使企業的財產和聲譽受到重大的損失。筆者主要針對企業擬從印章的全生命周期視角,對印章的規范化管理進行梳理,以便從制度設計上降低此類風險。

(一)刻章&啟用

刻章一定要到公安部門制定的具有《特種行業許可證》的單位進行,并在公安機關予以備案。刻章的時候,選用硬質材料,以便滿足可驗證、可防偽、便于長久保存的要求。

刻章完成后可正式下發啟用文件,明確使用范圍和時間。

(二)使用保管

印章在使用環節最關鍵的要把握幾類原則:

1、專人保管

印章一般采取可靠的專人予以保管,不得擅自委托他人予以保管,便于崗位職責明確,責任歸口到位,做到“誰保管、誰使用、誰負責”。另對于保管位置,建議下班之后放入保險柜,以防丟失被盜。工作期間也應當有保護措施,防止被人擅自加蓋。

2、不相容職務相分離原則

與相關聯重要事項需設置不同的崗位進行相互牽制與監督一樣,印章也有必要進行“權力”分解。不相容職務如未做到分離,不符合內部控制原則,崗位制約的嚴重失效可能會產生一定的道德風險。如在銀行預留的印鑒卡的財務章和法人章,必須由兩個人予以保管,便于有效監督。

3、申請&審批留痕

實務中,大部分的公司都有自己的OA辦公系統,用印申請和審批可以通過辦公系統做留痕管理,使整個流轉環節都有跡可循。如果公司辦公條件無法實現,則可以通過紙質單據的形式進行逐級審批,涉及到貨幣計量的經濟事項放入財務的原始憑證中。

4、備查臺賬登記

擁有自動化辦公軟件的可以定期通過后臺數據導出用印數據,便于內審審核,發現不合理的現象,應當予以處置。當然,也可以采用紙質單據的形式,由用印人對用印材料進行簽名確認,方便日后查看和追溯。這一點對于印章保管、使用者尤其需要注意,否則可能存在需要承擔擅自加蓋的責任,可能被追究有關責任,如:導致經濟損失的,可能要承擔一定的賠償責任等。

5、嚴禁空白資料蓋章

企業印章是公司經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具,印章的管理,關系到公司正常的經營管理活動的開展。在通常的理解中,蓋章是對所涉及的文書內容的認可。因此,在空白資料(介紹信、收入證明、合同、印鑒、發票等)上蓋章,會使管理失控,更有可能會導致被授予權力的擴大和濫用的危險,甚至會產生潛在的各類法律風險。

法規鏈接:《最高人民法院關于在審理經濟糾紛案件中涉及經濟犯罪嫌疑若干問題的規定》(法釋〔1998〕7號)第四條規定:“個人借用單位的業務介紹信、合同專用章或者蓋有公章的空白合同書,以出借單位名義簽訂經濟合同,騙取財物歸個人占有、使用、處分或者進行其他犯罪活動,給對方造成經濟損失構成犯罪的,除依法追究借用人的刑事責任外,出借業務介紹信、合同專用章或者蓋有公章的空白合同書的單位,依法應當承擔賠償責任。但是,有證據證明被害人明知簽訂合同對方當事人是借用行為,仍與之簽訂合同的除外。”

如卻因工作需要,必須在空白資料上蓋章的,可以注明原因,經過逐級審批,并使用恰當的形式限制權限(如在恰當的位置注明“僅限某某事項使用”等)后蓋章,并在使用完畢后進行核銷處理。

6、更名或損壞處理

《浙江省印章刻制治安管理辦法》第十條指出,因單位或者機構名稱變更或者公章損壞,需要重新刻制公章的,按照規定重新辦理刻制手續;新公章刻制后,原有公章作廢,并予以封存或者銷毀。

7、丟失處理

《浙江省印章刻制治安管理辦法》第十條公章規定:被搶、被盜或者因其他原因丟失的,應當立即向原辦理刻制公章材料核實的公安部門如實報告,并在所在地設區的市以上公開發行的報紙上聲明原公章作廢;需要重新刻制的,憑作廢聲明按照本辦法第七條的規定辦理刻制手續。重新刻制的公章應當與原公章有明顯的區別。

8、回收封存

如部門撤銷、項目暫告一段落,則應將相應的印章予以回收封存。企業因故對印章需要封存的,不能讓個人擅自保存,以免被擅自不當使用。

(三)上繳&銷毀

公司注銷后,應上繳公章,或因單位撤銷、名稱改變或換用新印章而停止使用時,應及時送交印章制發機關封存或銷毀,或者按公安部會同有關部門另行制定的規定處理。此時,注意企業宣告破產并不等于破產人的法人主體資格注銷,其仍具有法人主體資格。此時,一般是管理人接手其日常運營和管理。

法規鏈接1:《中華人民共和國企業法人登記管理條例》第二十一條規定:企業法人辦理注銷登記,應當提交法定代表人簽署的申請注銷登記報告、主管部門或者審批機關的批準文件、清理債務完結的證明或者清算組織負責清理債權債務的文件。經登記主管機關核準后,收繳《企業法人營業執照》《企業法人營業執照》副本,收繳公章,并將注銷登記情況告知其開戶銀行。

法規鏈接2:《國務院關于國家行政機關和企業事業單位社會團體印章管理的規定》第二十四條:國家行政機關和企業事業單位、社會團體的印章,如因單位撤銷、名稱改變或換用新印章而停止使用時,應及時送交印章制發機關封存或銷毀,或者按公安部會同有關部門另行制定的規定處理。

四、印章管理中的挑戰

(一)電子印章

電子政務、電子商務已經是我們經濟活動和生活日常的組成部分。限制,行政審批等批準件或辦結件,一般都賦予了自行打印的功能。企業現在也廣泛使用無紙化的文件。現行《中華人民共和國電子簽名法》指出,在民事活動中的合同或者其他文件、單證等文書,當事人可以約定使用或者不使用電子簽名、數據電文。當事人約定使用電子簽名、數據電文的文書,不得僅因為其采用電子簽名、數據電文的形式而否定其法律效力。從規定可以得出,除了不得使用電子簽名的幾種情形下,雙方當事人可以就是否使用電子簽名進行約定,約定后,不得因為采用電子簽名而否認效力。但在實務中許多已經不再有選擇的余地,比如電子發票上加蓋電子發票專用章,具有與普通發票同樣的法律作用,且在一些領域一般不再使用相應的紙質發票(如ETC)。

企業對于電子印章的管理,目前尚未看到專門的規定,一般可以參照實物印章管理辦法,對于印章根據不同的功能賦予不同權力的人給予確認加蓋。

法規鏈接:《中華人民共和國電子簽名法》第三條提到以下幾種情形不得適用電子簽名:1)在涉及婚姻、收養、繼承等人身關系的;2)涉及停止供水、供熱、供氣等公用事業服務的;3)法律、行政法規規定的不適用電子文書的其他情形。《中華人民共和國電子簽名法》十四條規定:可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。其中十三條對電子簽名視為可靠的幾點必備條件予以列示:1)電子簽名制作數據用于電子簽名時,屬于電子簽名人專有;2)簽署時電子簽名制作數據僅由電子簽名人控制;3)簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發現;4)簽署后對數據電文內容和形式的任何改動能夠被發現。

雖然,也提出了當事人也可以選擇使用符合其約定的可靠條件的電子簽名。但是在實務中,由于歷史交易習慣的影響,人們對企業電子印章的接受度比較低,普及度不高。這可能與電子印章的防偽與識別能力存在疑問,以及相關的法規規定不配套有關。

(二)表見代理

企業印章屬于企業所有,代表企業身份,保管人或使用人僅在職權之內使用,可以視為一種行使印章代理權力。但由于種種原因,使用者使用時可能違背印章使用本意(在專用術語上稱為表見代理情形),就會發生糾紛。如,《關于當前形勢下審理民商事合同糾紛案件若干問題的指導意見》第十三條規定:“合同法第四十九條規定的表見代理制度不僅要求代理人的無權代理行為在客觀上形成具有代理權的表象,而且要求相對人在主觀上善意且無過失地相信行為人有代理權。合同相對人主張構成表見代理的,應當承擔舉證責任,不僅應當舉證證明代理行為存在諸如合同書、公章、印鑒等有權代理的客觀表象形式要素,而且應當證明其善意且無過失地相信行為人具有代理權。”

1、幾種常見的情形

1)私刻企業印章。如印章發生被盜、毀損后,未按照正常的程序報告和登報,再行私自刻制印章;為了“方便使用”,刻兩枚甚至以上的公章;甚至出現“正規”印章未經公安備案,“私刻”印章的情形。無論是出于無知還是故意,筆者均建議按照公安要求的備案程序和國家規定的印章數量予以規范,減少各類不必要的風險。

2)未按規定使用印章,如私自盜用,串通私用等。加強印章的保管、審批、監督是非常關鍵的約束。

3)偽造印章。《合同法》第三十二條規定,當事人采用合同書形式訂立合同的,自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。此時,法定代表人或授權人簽字后,合同即生效,即使印章是偽造的,較難對抗善意對應方。因此,如果發現被偽造,應盡快予以報案,通知債權債務人并進行更換印章。

4)越權使用。違反公司內部規定簽訂的合同,如公司章程(對內有約束力),采用部門印章&負責人形式簽章。加強人員的培訓和處罰告知是非常必要的。

筆者翻閱多起訴訟案例和裁判的要旨,并結合一些專家的分析,得出:

A、公司不能對同一印章的效力在不同的交易或訴訟中做不同選擇;

B、內部的約束不可以對抗善意第三人;

C、掛靠人以被掛靠的人名義對外簽訂合同,風險由掛靠人承擔。

2、違法違規使用印章行為給予處罰的法律法規規定

1)《中華人民共和國治安管理處罰法》第五十二條規定,對偽造、變造或者買賣國家機關、人民團體、企業、事業單位或者其他組織的公文、證件、證明文件、印章的處十日以上十五日以下拘留,可以并處一千元以下罰款;情節較輕的,處五日以上十日以下拘留,可以并處五百元以下罰款。

2)《中華人民共和國刑法》第二百八十條規定,偽造、變造、買賣國家機關公文、證件、印章罪;盜竊、搶奪、毀滅國家機關公文、證件、印章罪;偽造公司、企業、事業單位、人民團體印章罪;偽造、變造、買賣身份證件罪。偽造、變造、買賣或者盜竊、搶奪、毀滅國家機關的公文、證件、印章的,處三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權利,并處罰金;情節嚴重的,處三年以上十年以下有期徒刑,并處罰金。

馬克思曾經說過:一有適當的利潤,資本就膽大起來。如果有10%的利潤,它就保證到處被使用;有20%的利潤,它就活躍起來;有50%的利潤,它就鋌而走險;有100%的利潤,它就敢踐踏一切人間法律法規;有300%的利潤,它就敢犯任何罪行,甚至冒絞首的危險。在巨大的利益面前,如此不痛不癢的處罰,很難對行業起到約束,更妄談有效遏制。

五、結語

企業印章是企業身份和行使權力的證明,對外進行活動的有形代表和法律憑證。蓋有企業印章的文書受法律的保護,同時需要對文書中的權利義務承擔責任。因此,對印章的全生命周期的內控至關重要,尤其在人員交接時需要監督。



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